ヒツジくん、会社の人たちから話は聞けた？
うん、バッチリ聞けたよ！
じゃぁ、さっそくまとめて行こう👍️
こういうときは頭の中だけで考えず、かならず紙やホワイトボードに書くと良いぞ☺️
まず何から始めれば良いの？？
まずは、ホワイトボードの真ん中に商品マスタのエクセルを置くのじゃ
こんな感じかな？
上出来じゃ☺️ ここに色々書き込んでいくぞ
ヒツジくん、絵めっちゃうまいな…
登場人物を書き出す
まずは商品マスタのExcelを誰が触っているか、じゃな
えっと・・・
・営業のゴリ夫さん
・事務のネコ美さん
・上司のヤギ沼さん
かな。 ヤギ沼さんはたまにしか触らないみたい。
ふむ、ではホワイトボードに書き足すのじゃ
カキカキ…よし、できた
ヒツジくんはいないの？
うん、僕は営業部だから、ファイルの使い方はゴリ夫くんと同じだね
うーん、こう見てみると
このファイルを「管理する人」っていうのがいないね…
ふぉっふぉ、立派な気付きじゃな☺️
次は「やっている作業」（図②向き）
じゃ次は、それぞれの人が、エクセルファイルで
「何をやっているか」を書いていこうか😎 まずは、ゴリ夫さんは何をやってるの？
ゴリ夫くんは営業だから、見積もりを作るときに商品名と価格、在庫数を見てるね。
注文が入ったときは在庫数を減らして、キャンセルが出たら在庫数を増やしたりもするよ。
まとめると、
■営業
・商品データを見る
・在庫数を更新する
って感じかな？ ゴリ夫さんが在庫数以外のデータを変えたりはしないのかな？
うん、営業が変えるのは在庫数だけだね。
事務のネコ美さんはどうじゃ？
ネコ美さんは、商品が送られてきたときに、検品してデータ登録をしているみたい。
既存商品が来たときは在庫数を増やして、新商品が来たときは新規登録する感じかな
あ、情報が間違ってる時も、直してるのはネコ美さんだね
うんうん、まとめるとこんな感じかな？
■事務
・商品データを新規追加する
・商品データを更新する
・在庫を更新する
商品に関することは、ほとんどネコ美さんが把握してそうだね
ほんとだ😳
たしかに商品について分からないことがあると、ネコ美さんに聞いちゃうかも…
ヤギ沼さんはどうじゃ？
ヤギ沼さんは商品データを見て、取り扱っている商品を把握するだけだね
在庫数や商品データを書き換えたりはしないかな…
でも、最近は最新の情報がわからない問題があるから、たまに情報を統合してくれてる…
なかなか骨の折れる仕事でサポートしてくれてるんだね…
しかし管理職がやるべき仕事ではないのぅ
よし、ひとまずこんな感じかな？
これだけでも、色々と見えてくるものがあるのぅ☺️
ちゃんとシステム化できれば、ヤギ沼さんの仕事は減らせそうだね😁
在庫の数の不一致がなくなるだけで、ゴリ夫くんも、ネコ美ちゃんも
仕事がだいぶやりやすくなるぞ☺️
だんだん仕事が整理されてきてるぅ😭
ファイルが増える理由
ちなみに、じゃ。
前に見せてもらったExcelファイル郡じゃが、どうして増えるのかのぅ？
誰かが更新してると、保存したときに上書きしちゃうから怖いんだよね
だからコピーして「最新版」とか「さわるな」とかをファイル名に書いちゃうなぁ
ふむふむ…つまり、じゃ
・同時編集が怖い（データの上書きなどが起こってしまう）
・正しいデータがどれか、わからない
・データの変更履歴がわからない
というのが、今回の問題点じゃ
わー！すごい！ そうそう、まさにそういう事！
これ、Excel管理が悪いんじゃなくて、いろんなルールが決まっていないのが悪いんだよ。たとえば…
・更新するときは周知して、誰も更新してないのを確認してか更新する
・ファイルはコピーして増やさない
・業務終了時に、関係者でファイルを見直して内容が正しいか確認する
っていうルールさえ決めて守れば、普通に管理できるよね😁
でも…😏
結構面倒だし、忙しいときはルールを破っちゃう人が出てきそう…😰
左様じゃ☺️
だからこそ
・更新するときは周知して、誰も更新してないのを確認してか更新する
→ 好き勝手更新しても、データが壊れたり上書きされないようにする
・ファイルはコピーして増やさない
→ 信頼できるデータを一箇所に
・業務終了時に、関係者でファイルを見直して内容が正しいか確認する
→ 上書きされないシステムなので、頻繁な内容の確認は不要
というシステムを作るのじゃ
仕事のシステム化というと、手順の簡略化ばかりに目が行きがちじゃが、
ルールの策定と、そのルールの運用・保護が本質と言っても過言ではないのじゃ😎
フクロウ博士の業務分析
業務分析というと、なにやら難しい印象じゃが
結局のところ、今ある業務を書き出して整理することじゃ
今回書き出したホワイトボードを見ると
システム化をすることで、少なくともヤギ沼課長の作業はほとんど無くなるじゃろ。
それに加えて、ゴリ夫くんも、ネコ美さんも、ビクビクしながらExcelを更新することが無くなるじゃろうな☺️
さらに、システムが完成した後で
・見積もり作成システム
・請求書発行システム
なんてシステムを作って、商品マスタシステムと連動すれば…
うわー！ すごく便利そう！！😭✨️
さて、システムにする材料は見えてきたのぅ
ここからは、ようやく未来の話になるかな🥳
次は「要求定義」をしてみよう
要求定義ー？？ わからないけど未来のために頑張るぞ🥳
ふぉっふぉっふぉ、その意気じゃぞ！🥳
業務分析とは、
今の仕事を責めるためのものではない。
未来の仕事を楽にするための準備ということを胸に刻むのじゃ☺️
次回予告：第四話「要求定義」
ヒツジくんの心からの叫び
「最新版がすぐわかるようにしたい！」
「勝手に上書きされないようにしたい！」
それは“機能”ではなく、“想い”だった。
フクロウ博士とクマくんが語る、要求の引き出し方とは ──
お問い合わせ
もし今、
・AIでシステムを作ってみたいけど、何から考えればいいか分からない
・SaaSを増やしすぎて、業務がかえって複雑になっている
・AIで作り始めたが、この進め方で合っているのか不安
と感じていらっしゃいましたら、
無理に作り切る前に、一度ご相談ください。
「まだ構想段階」「考えがまとまっていない」状態でも問題ありません。
一緒に整理するところからお手伝いします。
