「業務改善を進めてください」と言われても、経理の現場では何から手を付ければよいか迷うことが少なくありません。経理業務は、日々の仕訳、請求書処理、入出金確認、経費精算、月次集計、承認確認、資料作成など、やるべきことが多く、しかも締切が明確です。そのため、目の前の処理を回すだけで手一杯になりやすく、「改善したいが時間がない」という状態になりやすい職種でもあります。
さらに、経理は単独で完結する仕事ばかりではありません。営業、総務、現場担当、管理職、取引先など、多くの関係者から情報を受け取り、それを整理して正確に処理する必要があります。だからこそ、業務フローのどこかに無駄やズレがあると、そのしわ寄せが経理に集中しやすくなります。
大切なのは、いきなり大きな仕組みを作ろうとすることではありません。まずは、どこに手間が集中しているのか、どの作業が繰り返し発生しているのか、どの業務がExcel・紙・メール運用の限界に近づいているのかを見極めることです。そこが整理できれば、改善の優先順位も見えやすくなります。
業務改善と言われても、何から始めればよいかわからない
経理業務は、すでに長年の運用が積み重なっていることが多く、「昔からこのやり方でやっている」という処理が多く残りやすい分野です。請求書を紙で回覧している、経費申請をExcelで受けている、売上集計を複数ファイルから手作業でまとめている、入金確認を目視で行っているなど、一つひとつは小さな作業でも、全体として大きな負担になっていることがあります。
ただ、その負担は日常業務の中に埋もれてしまいがちです。毎月やっていることなので当たり前になってしまい、「これが非効率だ」と気づきにくいことも少なくありません。しかも、経理は正確さが重視されるため、たとえ非効率でも「変えてミスが出るよりは今のままの方が安全」と感じやすい傾向もあります。
そのため、業務改善を始めるときは、まず「どの作業に時間がかかっているか」「何度も同じ確認をしていないか」「他部署からの情報待ちで止まっていないか」といった観点で現状を見直すことが大切です。
経理でよくある非効率な業務
経理で非効率が起きやすい業務には、いくつか共通点があります。特に、手入力、転記、突き合わせ、承認待ち、ファイル集約が必要な業務は、手間が増えやすい傾向があります。
請求書・支払関連の確認業務
請求書をメールや紙で受け取り、内容を確認し、承認を回し、支払一覧に転記する流れは、多くの会社で発生しています。この過程で、添付漏れ、承認待ち、金額確認、転記ミスなどが起こりやすくなります。
経費精算の集約と確認
経費申請をExcelや紙で受け取っている場合、申請内容の確認、証憑の有無の確認、差し戻し、承認済みの整理、会計処理用の再入力など、多くの手間が発生します。申請者ごとの書き方の違いも負担になりやすいです。
入金確認と消込作業
売掛金管理や入金確認では、請求情報と入金情報の突き合わせが必要になります。件数が増えるほど、確認漏れや確認工数が大きくなりやすく、担当者の経験に依存しやすい業務でもあります。
月次集計・報告資料作成
複数のExcelやシステムから数字を集め、加工し、会議資料や報告書を作成している場合、その集約作業自体が毎月の大きな負担になります。数字の正確性確認まで含めると、かなりの時間を使っていることがあります。
承認状況の確認
請求、経費、発注、稟議などの承認状況を、メールや口頭で確認している場合、処理そのものよりも「どこで止まっているか確認する作業」に時間が取られていることがあります。
まず見直すべき経理業務の特徴
経理業務の中でも、特に見直しやすく、改善効果が出やすいのは次のような特徴を持つ業務です。
- 毎月・毎週・毎日必ず発生する
- 複数人が関わる
- Excelや紙に転記している
- 確認や承認の待ち時間がある
- 集計や突き合わせに時間がかかる
- 記入漏れや添付漏れが起こりやすい
- 過去データの検索に手間がかかる
こうした業務は、一回あたりの作業時間が小さくても、回数が多いため負担が積み上がりやすくなります。特に経理では、締め日や月末に処理が集中しやすいため、繰り返し発生する作業を見直すことが効果的です。
Excel・紙・メールで限界が出やすいポイント
経理では、Excel・紙・メールの組み合わせで何とか運用しているケースが多くあります。しかし、この方法は件数や関係者が増えるほど限界が見えやすくなります。
最新版が分かりにくい
Excelファイルをメール添付でやり取りしていると、修正版、確認版、最終版などが増え、どれが最新なのか分かりにくくなります。月次資料や支払一覧などでは、この混乱が大きな負担になります。
入力ルールが統一されにくい
経費申請や請求一覧などをExcelで受けていると、項目の書き方が人によって違い、集計しにくくなります。紙の場合は、そもそも記入漏れや読みにくさが問題になりやすいです。
承認状況が見えない
メールや紙で承認を回していると、「今どこで止まっているのか」が分かりにくくなります。経理は承認待ちの影響を受けやすいため、進捗の見えにくさは大きな問題です。
転記と再入力が増える
申請内容を確認して一覧表へ転記し、さらに会計処理用に入力し直すような流れでは、二重入力・三重入力が発生しやすくなります。これはミスの原因にもなります。
履歴確認が大変
あとから「この申請は誰が承認したか」「この請求書はいつ受領したか」「どの修正版が正式か」を確認したいとき、Excel・紙・メールが分散していると追いにくくなります。
システム化しやすい業務例
経理業務の中でも、次のようなものは比較的システム化しやすく、効果も出やすい業務です。
- 経費申請・精算フロー
- 請求書の受領・確認・承認管理
- 支払依頼申請
- 売上や請求データの集約
- 入金確認・消込補助
- 月次の集計一覧作成
- 各種承認フローの進捗管理
特に、申請・承認・確認・一覧化の流れがある業務は、仕組み化しやすい傾向があります。逆に、毎回複雑な判断が必要で、定型化しにくいものは、すぐに全面システム化するより、まずは一部を整理する方が現実的です。
いきなり大規模開発しなくてよい理由
経理の業務改善というと、大きな会計システム刷新やERP導入をイメージすることもありますが、必ずしもそこから始める必要はありません。むしろ、いきなり大規模に進めると、現場の負担が増えたり、整理しきれていない業務をそのまま複雑に作り込んでしまったりすることがあります。
経理改善では、まず「どこが一番手間なのか」「どの作業が繰り返し発生しているのか」を見極め、そこから小さく改善していく方が効果を出しやすくなります。たとえば、まずは経費申請だけ、請求承認だけ、月次集計だけを見直す方法でも十分に意味があります。
小さく始めることで、現場に合う運用を確認しながら進められますし、必要以上に複雑な仕組みを作らずに済みます。
小さく始める改善ステップ
1. 毎月必ず発生する作業を書き出す
まずは、経理担当者が毎月必ず行っている作業を一覧化します。請求書確認、経費精算、入金確認、支払一覧作成、月次集計など、定例業務を整理することが出発点です。
2. 手間が大きい作業を特定する
その中から、「時間がかかる」「確認が多い」「待ちが発生する」「毎回同じようなやり取りがある」ものを見つけます。改善は、まず負担が大きい部分から着手するのが効果的です。
3. 情報の流れを確認する
どこから情報が来て、誰が確認し、どこで止まり、最終的にどこへ反映されるのかを整理します。Excel、紙、メール、口頭など、情報の流れが複雑なほど改善余地があります。
4. 一つの業務だけを対象に改善する
最初から全部を変えるのではなく、たとえば経費申請だけ、支払依頼だけといった形で一つに絞る方が進めやすくなります。
5. 改善後の運用を見ながら広げる
一つの改善で効果が出たら、その考え方をほかの業務にも展開します。こうすると、無理なく経理全体の改善を進めやすくなります。
まとめ
経理の業務改善は、いきなり大きなシステム導入から始める必要はありません。まずは、どの業務に非効率が集中しているのかを整理し、Excel・紙・メールで限界が出やすい部分から見直していくことが大切です。
特に、申請、承認、確認、集計、転記、突き合わせといった繰り返し発生する業務は、改善効果が出やすいポイントです。経理は正確さが重視されるからこそ、手間を減らしながら確認しやすくする仕組みが重要になります。
「業務改善と言われても何から始めればよいか分からない」という場合は、まず経理の定例業務を書き出し、その中で一番負担の大きいところを見つけることから始めてみるのがおすすめです。小さく始めても、積み重ねることで現場の負担は大きく変わっていきます。
経理業務の改善をどこから始めるべきか整理したい方へ
「毎月の処理が忙しく、改善まで手が回らない」「Excelや紙、メールで何とか回しているが、そろそろ限界を感じている」「経理業務のどこを見直せば効果が出るのか分からない」――そのようなお悩みがあれば、まずは現在の業務内容や運用の流れを整理するところからご相談いただけます。
経理で日常的に発生している申請、確認、集計、承認の流れをもとに、どの部分から見直すと効果が出やすいか、無理のない進め方も含めてご提案します。
